Өнөөгийн нийгэмд ихэнх хүмүүсийн хувьд e-mail бол бизнес харилцааны хамгийн түгээмэл хэлбэр бөгөөд үүнийг зохистой бичиж сурах зайлшгүй шаардлагатай. Хэдийгээр e-mail захиа шиг хэт албан ёсны үг хэллэг шаардахгүй ч гэсэн, бусдад өөрийн сайн талыг харуулах хэрэгтэй шүү дээ.

Дараах 4 алхамын дагуу e-mail бичээрэй:

1. Мэндчилгээгээр эхлэх
2. Хүлээн авагчид талархах
3. Зорилгоо дурдах
4. Зөв төгсгөх

1. Мэндчилгээгээр эхэл

Өөрийнхөө mail-ийг үргэлж мэндчилгээгээр эхлүүлж байгаарай. Хэрэв таны харилцаа илүү ажил хэргийн бол “Dear Lillian” гэх мэтчилэн хүндэтгэлийн үгс ашиглаарай. Хэрэв энгийн харилцаатай бол “Hi Kelly” гэх мэт энгийн үгс ашиглаж болно. Мөн та хүлээн авагчийнхаа нэрийг мэдэхгүй бол мөн л “Dear Sir/Madam” хэмээн эхлүүлж болно.

2. Хүлээн авагчид талархах

Хэрэв та өөрийн үйлчлүүлэгчийн асуултанд хариу өгч байгаа бол талархлын шугамаар эхлэх хэрэгтэй. Жишээ нь хэн нэгэнд танай компанийн тухай асуулт байвал “Thank you for contacting ABC company(ABC компанитай холбоо барьсанд баярлалаа)” гэж хэлж болно. Хэн нэгэн таны mail-д хариу өгсөн бол “Thank you for your prompt reply(шуурхай хариу өгсөнд баярлалаа)”. Хүлээн авагчид талархах нь түүнийг тайвшруулдаг ба энэ нь таныг илүү эелдэг санагдуулна.

3. Зорилгоо дурдах

Хэрэв та e-mail-ийн харилцааг эхлүүлж байгаа бол зорилгоо тодорхойлоод эхлэх хэрэгтэй. Жишээ нь: “I am writing to enquire about(Би үүний талаар лавлаж асуухаар бичиж байна)” гэх мэт. Зорилгоо эхнээс нь тодорхой болгоод, үндсэн текстрүүгээ хурдан шилжих хэрэгтэй шүү.

4. Зөв төгсгөх

Сүүлийн алхам бол зохих төгсгөлийг өөрийн нэрээ холбон оруулах. “Best regards(Хүндэтгэсэн)”, “Sincerely(Хүндэтгэсэн)” гэх мэтчилэн. Хүлээн авагчтай сайн найзууд л биш бол “Best Wishes(Сайн сайхныг хүсье)” гэх мэтчилэн төгсгөх хэрэггүй. Эцэст нь e-mail ээ Илгээх товч дарахаас өмнө дахин нэг нягталж үзэхэд гэмгүй шүү.

Bonus:

Өөрийн харилцагчтайгаа яагаад mail-ээр харилцах болсон шалтгаан, зорилгоо хурдан тодорхойлоод үндсэн яриандаа хурдан шилжих хэрэгтэй. Хүлээн авагчид e-mail-ийг хурдан уншихыг хүсдэг ба таны mail-д 1 минут зарцуулахаар товч бөгөөд тодорхой байлгах хэрэгтэй.(Хүлээн авагчийн цагийг хүндлэх хэрэгтэйгээ санаарай.) Мөн цэг, таслал, үгсийн алдааг маш сайн анхаараарай. Танд амжилт хүсье.

Эх сурвалж: englishlive.ef.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *